Проверка реальностью: для чего нужна переиндексация цифровых архивов
Во множестве городских, окружных, областных и муниципальных учреждений большое количество старых документов и записей до сих пор хранится в бумажном формате. Гражданам, предприятиям и другим государственным учреждениям часто требуется доступ к этим документам или обращение к старым записям. Отсутствие лёгкого доступа к ним влияет на способность секретариата обслуживать запросы граждан. Задержки в решении вопросов приводят к проблемам различного характера. Кроме того, чрезмерно частое обращение со старыми и хрупкими бумагами никогда не идёт тем на пользу. Если оригинал документа повреждён или текст становится нечитаемым, это может привести к юридическим или административным проблемам, которые будет трудно решить. Для многих частных или государственных организаций стремление оцифровать важную документацию, земельные реестры, записи о сделках с недвижимостью, судебные акты, музейные архивы и т.п., привело к масштабным проектам сканирования, в результате чего гигабайты архивных документов теперь хранятся на накопителях или серверах в дата-центре.
Наличие цифровой базы файлов может показаться технологической победой — они больше не хранятся только в виде бумажных носителей, а доступны на экране компьютера. Но если нельзя осуществлять поиск по этой базе (дарителю, получателю, участку, посёлку, диапазону, инвентаризационному номеру или юридическому описанию), то насколько же они на самом деле полезны? Сканирование — это только первый шаг. Настоящая трансформация начинается с надлежащего индексирования, без которого эти цифровые файлы представляют собой не более чем изображения — неструктурированные, неполные и часто несовместимые с современными системами управления.
Понятной, но весьма непростой задачей будет стремление сделать так, чтобы каждый файл имел значение, используя структурированную переиндексацию, которая преобразует статичные изображения в действительно удобную для поиска систему. Сейчас зачастую архивы предоставляются в виде пакетов файлов изображений или PDF без прикреплённых метаданных, записи индексируются только по номерам книг и страниц или номерам изображений в папке, названной в соответствии с названием книги, а сами файлы невозможно импортировать в современные платформы. На практике это приводит к серьёзному разочарованию для ваших сотрудников, исследователей и общественности. Хуже того, эта неполная цифровизация создаёт узкие места во время аудитов или миграции систем, вынуждая и без того перегруженные команды в спешке искать решения. И вот, вроде бы недорогое сегодня сканирование может завтра превратиться в дорогостоящую переделку. Настоящая модернизация требует большего, чем просто свести в одну БД все изображения — она требует данных, структуры и индексационной документации, которые сделают эти записи действительно удобными и доступными.
Крупноформатные документы, такие как карты, чертежи и архитектурные рисунки, требуют особого обращения и хранения. Индексирование помечает сегменты таких громоздких файлов атрибутами (даты, наименования областей и населённых пунктов, адреса, квадраты), что помогает пользователям потом легко найти документ. Иногда требуется обратная процедура - удаление конфиденциальных персональных данных и других важные сведений, из общедоступных цифровых документов.
Качество оцифрованных документов напрямую зависит от качества лежащих в их основе данных. Без интеллектуального индексирования документов даже сканирование с самым высоким разрешением будет функционально бесполезно для исследователей, специалистов по оформлению прав собственности или сотрудников. Действительно полезный земельный документ, акт купли-продажи или судебное постановление — это тот, который можно найти и получить по нескольким параметрам. Например, индексация записей о сделках с недвижимостью не будет полной, если нельзя будет найти документ прежних годов, используя имена сторон участников сделки, тип документа (например, договор купли-продажи, ипотека, переуступка прав) или юридическое описание (кадастровый номер), дату записи, или любые другие метаданные (специфичные для конкретной юрисдикции и необходимые для соблюдения требований), без которых системы не смогут обеспечить быстрый, эффективный и надёжный поиск по заголовкам или бесперебойную интеграцию с системами управления правами доступа.
Именно поэтому, своевременная грамотная переиндексация — это не просто техническое обновление, а стратегия снижения рисков, пока миграция системы, аудит или запрос на предоставление общедоступных документов не выявили пробелы. Возложение усилий на штатных сотрудников, для ручного восстановления этой структуры, может оказаться процессом медленным и непосильным. Кроме того, государственным ведомствам необходимо соблюдать всё более строгие требования к ведению учётной документации, хранению гостайны или закрытым архивам.
